Privacyverklaring

Versie 13 oktober 2026. Deze privacyverklaring geldt voor de website www.propasso.nl en voor de dienstverlening van Propasso

1. Wie is verantwoordelijk

Propasso is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven. Fundament Beheer B.V., Nieuwe Linie 12, 5264 PJ Vught, KvK-nummer 58115439.

Propasso is een kleinschalig adviesbureau. Karel Cremers is het aanspreekpunt voor alle vragen over privacy: hallo@propasso.nl of 06 1005 7566. Propasso heeft geen functionaris gegevensbescherming; voor een organisatie van deze omvang is dat niet verplicht.

2. Bezoek aan de website

Bij elk bezoek aan propasso.nl verwerken onze hosting- en beveiligingsdiensten je IP-adres, browsergegevens en het tijdstip van het bezoek. Dat is nodig om de website te kunnen tonen en te beschermen tegen misbruik. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website.

Analytische en volgcookies plaatsen we alleen met jouw toestemming via de cookiebanner. Daarvoor gebruiken we Google Analytics en HubSpot. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via de knop linksonder op de website. Welke cookies dit zijn en hoe lang ze blijven staan, staat in de cookieverklaring.

3. Quickscan, contactformulier en terugbelverzoek

Als je de quickscan invult, het contactformulier gebruikt of een terugbelverzoek doet, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en je bericht. Bij de quickscan verwerken we ook je antwoorden en de berekende scores. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, je het quickscanrapport te mailen en contact met je op te nemen. De grondslag is jouw toestemming en, als je vraagt naar onze dienstverlening, het voorbereiden van een overeenkomst.

De gegevens worden opgeslagen in ons klantsysteem HubSpot. Het quickscanrapport wordt verstuurd via de e-maildienst van het platform waarop de website draait. Om misbruik van de formulieren te voorkomen, leggen we je e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres korte tijd vast. Een afspraak die je via de website inplant, loopt via HubSpot Meetings.

We bewaren deze gegevens zolang er contact is of zicht op samenwerking, en schonen ze periodiek op. Komt er een opdracht uit voort, dan gelden de termijnen in hoofdstuk 5 en 6.

4. Contact via LinkedIn

Propasso legt contact met ondernemers via o.a. LinkedIn, deels met behulp van het programma Dripify. Daarbij gebruiken we gegevens uit je openbare LinkedIn-profiel: naam, functie, bedrijf en profiellink, en de berichten die we uitwisselen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om in contact te komen met ondernemers voor wie onze dienstverlening relevant is.

Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken. Dan stoppen we het contact en verwijderen we je gegevens uit onze lijsten. Zonder bezwaar bewaren we deze gegevens zolang er contact is of zicht op samenwerking.

De nieuwsbrief van Propasso verschijnt op LinkedIn. Aanmelden en afmelden regel je daar. LinkedIn is zelf verantwoordelijk voor de gegevens van abonnees.

5. Opdrachtgevers en betrokkenen bij een opdracht

Voor de uitvoering van een opdracht verwerken we gegevens van de opdrachtgever en van de personen die hij bij de opdracht betrekt, zoals medewerkers, familieleden, opvolgers en adviseurs. Het gaat om contactgegevens, functie en rol, en om informatie die in gesprekken en documenten naar voren komt, zoals financiële gegevens van de onderneming, gegevens over aandeelhouderschap en persoonlijke wensen en plannen rond de overdracht.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever. Voor betrokkenen die zelf geen partij zijn bij de overeenkomst is de grondslag ons gerechtvaardigd belang bij een goede uitvoering van de opdracht.

Verstrekt de opdrachtgever ons gegevens van anderen, zoals medewerkers, familieleden of adviseurs, dan staat hij ervoor in dat hij die gegevens aan ons mag verstrekken en dat de betrokkenen daarover zijn geïnformeerd.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, vragen we niet uit. Komen ze in een gesprek toch ter sprake, dan leggen we ze alleen vast als dat voor de opdracht nodig is en de betrokkene daar uitdrukkelijk mee instemt.

Opnemen van gesprekken. Gesprekken in het kader van een opdracht nemen we op en werken we uit tot een transcriptie of verslag, ten behoeve van de verslaglegging en de uitvoering van de opdracht. We melden dat aan het begin van het gesprek. Wie bezwaar maakt, wordt niet opgenomen. Geluidsopnames bewaren we niet langer dan nodig is om het verslag op te stellen. Transcripties en verslagen maken deel uit van het dossier.

Gebruik van AI. Voor analyse, verslaglegging en het voorbereiden van documenten gebruiken we AI-toepassingen van externe aanbieders. De informatie die we daarin invoeren, wordt door die aanbieders verwerkt. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats: elke uitkomst wordt door Karel Cremers beoordeeld.

Dossiergegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de uitvoering van de opdracht, voor eventuele vervolgopdrachten en om onze werkzaamheden achteraf te kunnen verantwoorden. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

6. Facturatie en administratie

Voor facturatie verwerken we naam, adres, KvK- en btw-nummer van de opdrachtgever, de factuurgegevens en betalingen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht. We bewaren deze gegevens zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft. Facturen worden opgesteld in ons eigen administratiesysteem en per e-mail verstuurd via Resend. Onze accountant heeft toegang tot de administratie.

7. Wie ontvangt je gegevens

We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen dienstverleners in die in onze opdracht gegevens verwerken. Hieronder staan de categorieën met de belangrijkste dienstverleners op dit moment. Op verzoek sturen we je de actuele lijst.

• Microsoft 365: e-mail, agenda en documenten
• Google (Drive, Docs, Sheets, Analytics, Tag Manager): documentopslag, rittenadministratie en websitestatistieken
• HubSpot: klantrelatiebeheer, formulieren en afspraken (opslag in de EU)
• Notion: werkdossiers en gespreksverslagen, inclusief het opnemen en uitwerken van gesprekken
• Plaud en Wispr Flow: opnemen, dicteren en uitwerken van gesprekken
• Anthropic (Claude): AI-ondersteuning bij analyse en verslaglegging
• Lovable en Supabase: techniek achter de website en ons administratiesysteem
• Netlify en Cloudflare: hosting en beveiliging van de website
• Resend: verzending van facturen
• Dripify: ondersteuning bij contact via LinkedIn
• Onze accountant: financiële administratie en aangiften

Daarnaast verstrekken we gegevens aan overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht.

8. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van deze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of slaat gegevens daar op. Doorgifte gebeurt alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of op basis van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, zoals versleutelde verbindingen, tweestapsverificatie en beperkte toegang tot systemen met persoonsgegevens.

10. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen die de wet stelt, het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens of vragen dat gebruik te beperken, je gegevens laten overdragen en een eerder gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar hallo@propasso.nl.

We reageren binnen de wettelijke termijn van een maand. Is een verzoek ingewikkeld of zijn er veel verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Als we twijfelen aan je identiteit, vragen we om aanvullende informatie. Een kopie van je identiteitsbewijs vragen we alleen als het niet anders kan, en dan met afgeschermde pasfoto en burgerservicenummer.

11. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact op via hallo@propasso.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze, de gebruikte diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan geeft aan welke versie geldt. De actuele versie staat altijd op www.propasso.nl/privacyverklaring.