Privacyverklaring

Van toepassing op: www.propasso.nl en de diensten van Propasso

1. Wie zijn wij?

Propasso is een adviesbureau dat MKB-ondernemers ondersteunt bij bedrijfsverbetering, groei en voorbereiding op bedrijfsoverdracht. Wij hechten waarde aan de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Bedrijfsgegevens:

Propasso Nieuwe Linie 12, 5264 PJ Vught KvK-nummer: 58115439 E-mail: [email protected] Telefoon: 06 1005 7566

Propasso is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Propasso heeft geen formeel aangemelde Functionaris Gegevensbescherming. Voor vragen of klachten over privacy kun je rechtstreeks contact opnemen via [email protected]. Wij behandelen alle verzoeken en signalen vertrouwelijk en serieus.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt of die ontstaan tijdens jouw gebruik van onze website en diensten. Het gaat onder meer om:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam en functie
Adresgegevens (indien van toepassing)
IP-adres en browsergegevens
Gegevens uit contactformulieren, e-mail, gesprekken of intakeformulieren
Gegevens over jouw gebruik van onze website

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals BSN, religie of medische gegevens), tenzij dit wettelijk verplicht is, of tenzij je ons deze gegevens uitdrukkelijk en op eigen initiatief verstrekt en verwerking noodzakelijk is voor het beoogde doel.

3. Doeleinden van gegevensverwerking

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doelen:

Het onderhouden van contact (telefonisch, per e-mail of anderszins)
Het uitvoeren van opdrachten en dienstverlening
Het uitvoeren van adviestrajecten en strategische begeleiding
Het analyseren van bedrijfsinformatie in het kader van optimalisatie, transactievoorbereiding of bedrijfsoverdracht
Het voorbereiden en uitvoeren van overeenkomsten
Administratie, offertes, facturatie en contractbeheer
Wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)
Analyse en optimalisatie van onze website en dienstverlening
(Indien je toestemming geeft) het versturen van nieuwsbrieven of uitnodigingen

Gebruik van AI-tools

Propasso maakt gebruik van AI-ondersteunde tools bij de uitvoering van opdrachten, waaronder voor analyse, tekstverwerking en voorbereiding van werkzaamheden. De tools die wij hiervoor inzetten zijn onder meer Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), Notion AI en Microsoft Copilot. Wij verwerken via deze tools geen persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie zonder passende verwerkersafspraken met de betreffende aanbieder. Wij treffen passende maatregelen om de vertrouwelijkheid van door jou verstrekte informatie te waarborgen. Verwerking via AI-tools vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

In sommige gevallen is het verstrekken van persoonsgegevens noodzakelijk om een overeenkomst met ons aan te gaan of te kunnen uitvoeren, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien je de gevraagde gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij onze dienstverlening niet (volledig) kunnen uitvoeren.

Wij verwerken jouw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming. Profilering vindt niet plaats, tenzij wij dit expliciet aangeven en daarvoor (indien vereist) een geldige grondslag hebben.

4. Rechtsgronden

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van een overeenkomst of samenwerking
Gerechtvaardigd belang (zoals bedrijfsvoering, klantrelatiebeheer, netwerkcontact en het verbeteren van onze dienstverlening)
Wettelijke verplichting
Jouw expliciete toestemming (bijv. bij aanmelding nieuwsbrief)

Indien verwerking plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang, maken wij een zorgvuldige belangenafweging waarbij wij beoordelen of onze belangen opwegen tegen jouw privacybelangen. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen verwerkingen die op deze grondslag plaatsvinden.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Gegevenstype

Bewaartermijn

Reden

Klantgegevens

7 jaar

Wettelijke bewaarplicht (fiscale administratie)

Offerte- en contactgegevens

Tot 2 jaar na laatste contact

Relevantie voor toekomstige samenwerking

Websitegebruik (analytics)

Max. 14 maanden

Analyse en optimalisatie website

Cookievoorkeuren

12 maanden

Onthouden van cookiekeuze

Marketing cookies

Max. 12 maanden

Afhankelijk van dienst (zie cookieverklaring)

6. Delen met derden

Wij delen jouw gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is. Denk aan:

Boekhouder of accountant
IT- of cloudleveranciers
Webhost of e-mailprovider
Overheidsinstanties (indien verplicht)
Aanbieders van AI-tools (Claude/Anthropic, ChatGPT/OpenAI, Notion AI, Microsoft Copilot), uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van opdrachten en met passende verwerkersafspraken

Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij verwerkersovereenkomsten af.

In bepaalde gevallen verwerken wij persoonsgegevens namens onze opdrachtgevers. In dat geval treden wij op als verwerker in de zin van de AVG en sluiten wij, indien wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst met de betreffende opdrachtgever.

Doorgifte buiten de EER

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van internationale software- of cloudleveranciers. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of het sluiten van Standard Contractual Clauses (SCC's).

7. Cookies, tracking en externe diensten

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken, het gebruik te analyseren en onze communicatie te verbeteren. Bij je eerste bezoek vragen wij toestemming per categorie via een cookiebanner.

Functionele cookies en diensten

Deze zijn noodzakelijk voor de werking van de website en worden altijd geplaatst. Het gaat om:

Google Tag Manager — voor het beheer van scripts en tags op de website
Cloudflare — voor beveiliging, prestaties en bescherming tegen misbruik

Bedrijfsvoering en dienstverlening

Voor de uitvoering van onze diensten maken wij gebruik van de volgende tools, die in het kader van de samenwerking persoonsgegevens kunnen verwerken:

Microsoft 365 en Microsoft Teams — voor e-mail, documentbeheer, videogesprekken en samenwerking
Google Workspace (Google Drive, Google Docs, Gmail) — voor documentbeheer, e-mail en samenwerking
Notion — voor werkruimte, notities en projectbeheer
HubSpot — voor klantrelatiebeheer, bezoekersanalyse en formulieropvolging
Calendly of vergelijkbare tools — voor het inplannen van afspraken
Zoom — voor videogesprekken en online overleg
Moneybird, Exact of vergelijkbaar boekhoudpakket — voor facturatie en financiële administratie

Statistieken

Met jouw toestemming gebruiken wij de volgende diensten om het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren:

Google Analytics — voor websitestatistieken en bezoekersgedrag
Google Search Console — voor inzicht in zoekprestaties en indexering
HubSpot — voor bezoekersanalyse, formulieropvolging en klantrelatiebeheer

Marketing en social media

Met jouw toestemming gebruiken wij de volgende diensten voor gerichte communicatie, advertenties en het integreren van externe content:

Google Ads — voor advertentiecampagnes en conversietracking
Facebook Pixel (Meta) — voor advertentie-tracking en remarketing
LinkedIn Insight Tag — voor advertentie-tracking en doelgroepanalyse
Hotjar of vergelijkbare tools — voor heatmaps en gebruikerservaring-analyse
Google Maps — voor de interactieve kaart op de contactpagina
YouTube en Instagram embeds — voor het tonen van ingesloten video's en social media content

De bovengenoemde diensten kunnen eigen cookies plaatsen en gegevens verwerken buiten de EER. De bewaartermijnen per dienst staan vermeld in onze cookieverklaring. Door toestemming te geven via de cookiebanner, stem je in met de verwerking door deze partijen.

Wij kunnen in de toekomst vergelijkbare diensten inzetten voor dezelfde doeleinden. Bij wezenlijke wijzigingen passen wij deze privacyverklaring en de cookieverklaring aan.

Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via de knop linksonder op de website. Meer informatie vind je in onze cookieverklaring.

8. Jouw rechten

Je hebt recht op:

Inzage in jouw gegevens
Correctie van onjuiste gegevens
Verwijdering van gegevens ("recht op vergetelheid")
Beperking of bezwaar tegen verwerking
Overdracht van je gegevens (dataportabiliteit)
Intrekken van eerder gegeven toestemming

Je kunt hiervoor mailen naar [email protected].

Indien wij twijfelen aan jouw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren. Indien een kopie van een identiteitsbewijs noodzakelijk is, verzoeken wij je om pasfoto en burgerservicenummer af te schermen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. Indien dit niet mogelijk is, kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij stellen je hiervan gemotiveerd op de hoogte.

9. Klachten en toezicht

Heb je vragen, zorgen of klachten over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. Wij doen ons best om jouw klacht of bezwaar zorgvuldig en binnen redelijke termijn af te handelen.

Mocht je desondanks ontevreden zijn over onze reactie of afhandeling, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen, zoals:

SSL-versleuteling op onze website
Beveiligde opslag en toegang tot gegevens
Toegangsbeheer en wachtwoordbeleid
Bewustwording bij medewerkers en partners

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De meest actuele versie vind je altijd op www.propasso.nl/privacyverklaring.